会議を司会する上でのポイント

これまで沢山の会議の司会をしてきました。経験的に学んだことや、上司・先輩に怒られた内容も踏まえ、ポイントだとおもっていることを書いておきます。

締めの挨拶

対外的な会議の場合、纏まった形にするためには、最後に挨拶をいれると良いです。

自分の上司に最後の挨拶をするようあらかじめお願いしておきます。

いきなり振る訳にはいきませんからね。。。

自分がトップであれば、最後に自分が挨拶する積りで準備しておきます。

締めの挨拶が終わったら、すぐ会議を終えます。

締めの挨拶の後で「他に何か意見等ある方いらっしゃいますか？」等と言って、他の人の発言を促してはぶち壊しです。（私はこれをやって注意されたことがあります。。。）

締めの挨拶の後は直ちに会議を終えましょう。

会議で沢山話さなければならない状況になったとしても、長時間連続して話してはいけません。

重要性が低い内容はカットして発言時間を短くした方が良いです。

参加者は長時間話をされても聞いているだけで疲れてしまいますし、無駄な話をされていると感じれば最後にはイライラしてくるものです。

このため、無駄な話をカットする必要があります。

資料を元に話をする場合、大きく内容を飛ばすと聞いている方が付いていけなくなります。

例えば、

１××

２〇〇

３△△

というように項目が付いている資料を読み飛ばしていく場合、項目名だけは読みます。例えば１の説明の後にすぐ３に行きたい場合でも、「２〇〇は省略させて頂いて、」という言葉を挟んで２に言及することで、参加者が迷子にならないで済みます。

会議運営が上手にできると、気持ちの良いものです。これからも上手に会議が運営できるよう、精進していきたいと思います。